В Туапсинском морском торговом порту введена в опытно-промышленную эксплуатацию ERP-система — программный пакет, реализующий стратегию интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами. Об этом разговор с заместителем управляющего директора, финансовым директором ТМТП Дмитрием Дмитриевичем Ерковым
— Переход на современные системы управления в порту задумывался давно, — рассказывает он. — Непосредственно к реализации проекта мы приступили в декабре 2015 года. Тогда было принято решение автоматизировать пять функциональных областей, мы сокращенно называем их оперативными контурами. Первая область — техническое обслуживание и ремонты (ТОиР). Краны, погрузчики, суда, здания, причалы — все объекты, которые задействованы в деятельности порта, планирование их ремонтов, ежедневный учет работ и, конечно, расходов (в частности сколько нам это стоит на краткосрочную и долгосрочную перспективу).
Вторая область, которую мы автоматизируем, — управление автотранспортом. Порт расходует большое количество ГСМ, соответственно, нам нужны их учет и нормирование. Необходимо понимать, сколько ресурсов потребляет вся техника, от мини-погрузчика до буксира, и где есть резервы. Третья — связана с учетом энергоресурсов, у нас их три — тепло, электроэнергия, водоснабжение. Порт одновременно является и их потребителем, и поставщиком.
К четвертой области (самой революционной для предприятия) относится материально-техническое снабжение. В первую очередь организация автоматизированного процесса заявочной кампании на приобретение материалов, необходимых порту. Она затронет абсолютно все подразделения компании. И последняя, пятая, область — охрана труда, прежде всего учет и нормирование спецодежды, плюс автоматизация инструктажей.
На каждую функциональную область назначены руководители, созданы рабочие группы из специалистов порта, владеющих соответствующими бизнес-процессами и понимающих необходимость их автоматизации. В течение двух лет наш подрядчик — компания «Рарус» — работала с этими группами, проектировала, разрабатывала системы в соответствии с нашими требованиями, затем прошло тестирование, и теперь впереди самый ответственный этап реализации проекта.
— Как проходило обучение сотрудников и сколько времени оно заняло?
— На протяжении трех недель в июле шло интенсивное обучение 150 сотрудников. Многие из них будут работать в двух и более функциональных областях, соответственно им пришлось учиться по нескольким курсам. Из-за такой нагрузки хотели отложить старт системы на месяц, но в порту начинается заявочная кампания на 2019 год — и сейчас самое удачное время для начала эксплуатации проекта, потому что на следующий год все будет планироваться уже в ERP.
Чтобы обучение прошло эффективно, максимально подготовились: специалисты приходили в учебный класс (у нас их три), где для каждого оборудовали рабочее место и предоставили возможность под руководством опытных преподавателей осваивать новую систему, причем с применением видео- и аудиозаписи. Мы стремились к тому, чтобы сотрудник порта, пройдя курсы, понимал, какой набор действий ему нужно произвести, чтобы отразить деятельность и выполнить хозяйственную задачу, за которую он отвечает в системе.
— Два года разработки против трех недель обучения, разве не главное — качество самой программы?
— Для нас важность проекта — в его результативности! Система успешна только тогда, когда она заработает и заказчик получит результаты, хотя бы за один месяц. Планируем до октября запустить ее и полностью обучить персонал. Скажу честно — не у всех было понимание преимуществ новой программы. Казалось бы, зачем, например, капитану судна знать программу 1С? Его задача — управлять теплоходом, отвечать за безопасность и так далее. 1С его нигде не учили. Но, разобравшись в системе, он получит удобный дополнительный функционал: как на ладони, увидит, куда потратили топливо, какие ремонты проходило судно. Все эти и другие данные вводятся в компьютер.
Поэтому во главе угла стоит обучение персонала. Если мы не научим людей, то в момент запуска системы они не будут знать, что делать, станут пытаться разобраться по наитию, а в результате появится неудовлетворенность, новая нагрузка и незнакомая работа вызовут отторжение. Мы получим 150 негативно настроенных специалистов и вообще не увидим результата. Хотя, подчеркну, сама система готова к применению.
— Эта новая система универсальна для всех предприятий, или есть свои специфические нюансы для разных отраслей?
— Никакая типовая конфигурация в чистом виде не подойдет ни одному предприятию, тем более в такой сфере, как стивидорная деятельность или работа портофлота. Поэтому, еще раз повторю, что фирма «Рарус» изменила, скорректировала и оптимизировала задачи под требования заказчика, то есть мы позаботились о том, чтобы в них была учтена специфика порта. Месяц назад мы закончили тестирование системы вместе с руководителями функциональных областей и ответственными за бизнес-процессы, которое показало положительный результат. Руководители подразделений приложили для этого немало усилий.
— Как ERP-система поможет оптимизировать процессы в порту?
— Приведу пример. Все знают, как важно своевременно и быстро закупить спецодежду. Теперь этим займется новая система учета: она подскажет, когда подойдет срок замены спецодежды, и выдаст информацию ответственным за это сотрудникам. Затем поступает заявка в блок «ОМТС» и так далее. Как мы знаем, именно на складах постоянно возникают проблемы с неликвидами (кто купил, зачем и почему не используется?), а в результате здесь оседают замороженные деньги. Теперь вся цепочка станет максимально прозрачной.
Порту для любой закупочной деятельности — ремонтной, эксплуатационной, хозяйственной, офисной — нужно проводить заявочные кампании. А это согласно 223-ФЗ выбор поставщика с формированием конкурентного листа. Теперь весь процесс будет заложен в ERP-систему. Заказчик делает электронную заявку, которая проходит процесс согласования внутри порта, выбирается поставщик, постоянно идет информация, на какой стадии находится заказ, и в конце концов по нему отпускается продукция.
Это позволит нам в дальнейшем автоматизировать процесс бюджетирования и защищать при формировании бюджета необходимые текущие и инвестиционные затраты перед управляющей компанией. То есть при такой прозрачности мы сможем до самого нижнего уровня видеть обоснованность тех или иных расходных цифр.
— Объединит ли система уже действующие в порту программы и какова их дальнейшая судьба?
— Сегодня в порту работает около 70 разрозненных систем, автоматизирующих отдельные процессы. Они когда-то разрабатывались под потребности предприятия, считались революционными для своего времени, были удобны пользователям, с ними давно знакомы, к ним привыкли. Но они не дают компании расти — из них невозможно сложить единую систему и они не в состоянии выполнить те задачи, которые позволяют решать современные технологии. Меня уже сегодня спрашивают, будет ли у системы мобильное приложение, чтобы утром по дороге на работу смотреть отчеты? Обязательно будет! Как известно, самая быстро прогрессирующая область — это IT-технологии.
Эту систему ждут не только в Туапсинском порту, на нас смотрят другие стивидорные предприятия холдинга. Приезжали специалисты из порта Санкт-Петербурга, чтобы оценить систему и адаптировать под себя. Решения, которые мы создаем, и те, к разработке которых только приступаем, в перспективе послужат основой для тиражирования по всей группе компаний UCLHolding. Что касается функционала старых программ, то, как говорится, все хорошее и полезное берем с собой, ненужное отбрасываем.
И еще. Как я уже говорил, мы приступили к работе по реализации периметра ERP. В этом году начнем формирование технического задания по проектированию блока основного производства, а в его рамках завершается работа по созданию совместного информационного поля с РЖД (ДИЛС). Появится механизм автоматического формирования сменно-суточного плана производственной деятельности порта, который будет увязан с работой железнодорожной станции.
Пройден большой путь, позади подготовительная работа и обучение персонала. 6 августа 2018 года система запущена в опытную эксплуатацию. У всех специалистов на экранах компьютеров появился ярлычок 1С. Они заходят в целевую систему и начинают выполнять операции в своих функциональных областях, отражая работу в ежедневном режиме.
Кстати
Внедрение ERP-системы считается необходимым условием в работе публичной компании. Начиная с конца 1990-х этот программный продукт, изначально применяемый только промышленными предприятиями, эксплуатируется большинством крупных организаций вне зависимости от страны, отрасли, формы собственности.
Беседовал Михаил ЗЫКОВ. Фото автора
